Direkt zum Hauptmenü. Direkt zum Untermenü. Direkt zur linken Navigation. Direkt zum Text.

Umdenken - Landeszentrale für Umweltaufklärung Rheinland-Pfalz

Briefe zielgruppengerecht und ansprechend gestalten

Der Brief

Bevor Sie sich ans Schreiben des Briefes machen, sollten Sie sich folgendes vergegenwärtigen: Ihr Adressat entscheidet in der Regel innerhalb von 0,2 Sekunden, ob er Ihren Brief liest oder ob er ihn gleich weglegt. Dabei gibt es bestimmte Fixationspunkte, an denen sein Auge sich automatisch aufhält:

Das ist zuerst die eigene Anschrift. Hier sollte sorgfältig gearbeitet werden. Fehler in der Adresse sorgen oft für Verstimmung.

Der zweite Fixationspunkt ist der Absender. Dieser sollte klar erkennbar im Briefkopf verankert sein.

Dann wandert das Auge zur persönlichen Anrede. Diese sollte auf keinen Fall anbiedernd und vor allem fehlerfrei sein.

Ganz wichtig ist danach der erste Satz. Er ist oft entscheidend für das weitere Vorgehen Ihres Adressaten. Er muss den Leser neugierig machen, packen und auf jeden Fall emotional berühren.

Der weitere Text wird in den meisten Fällen überflogen. Bieten Sie dem Leser einige gut positionierte Punkte, an denen Sie Vorteile und Aufforderer platzieren. Diese Signalworte können Sie auch unterstreichen oder farbig hervorheben.

Die Unterschrift wird als nächster Fixationspunkt wichtig. Sie sollte gut leserlich und dadurch vertrauenserweckend sein.

Nicht zu unterschätzen ist als letzter Fixationspunkt das Post Scriptum abgekürzt mit P.S. Es kann eine bisher nicht gebrachte Information enthalten wie beispielsweise „Schon mit 5 Euro können wir eine neue Schulmappe mit Inhalt für die Schüler unserer Partnerschule finanzieren.“. Auch Aufforderungen mal vorbeizuschauen, sich selbst ein Bild von dem Projekt zu machen, auf die nächste Veranstaltung hinzuweisen oder ähnliches sind angemessen für das Post Scriptum.

Ihren Schreibstil sollten Sie Ihrer Zielgruppe anpassen. Grundsätzlich sollten keine Satzmonster entstehen. Fach- und Fremdwörter sollten ganz vermieden werden. Als geeignete Länge empfiehlt sich eine Seite. Um Ihr Anliegen zu veranschaulichen eignet sich eine bild- und sinnesreiche Sprache.

Inhaltlich ist es wichtig, dass die Notwendigkeit der Spende klar kommuniziert wird. Sie müssen Vertrauen erwecken, dass Sie in der Lage sind, die Spende Ihrem Zweck zuzuführen.

Praxisbeispiel

Der Beileger

Um das Projekt zu veranschaulichen, ist es sinnvoll, dem Leser ein möglichst klares Bild von der Situation vor Ort zu vermitteln. Dazu eigenen sich Bilder. Am besten ist es, Sie erstellen ein Faltblatt, dass die wichtigsten Projektdaten enthält und diese durch ansprechende Bilder verdeutlicht. Dazu eigenen sich Portraits von Menschen, die von dem Projekt profitieren oder von solchen, die mitarbeiten und helfen. Sollten Sie für ein Extra-Faltblatt nicht die finanziellen Möglichkeiten haben, können Sie auch ein bereits existierendes Faltblatt beilegen. Auch ein einfaches Foto oder ein Brief von einer betroffenen Person, aus dem hervorgeht wie wichtig das Projekt ist, erfüllt den Zweck.

Praxisbeispiel Seite 4,1; Seite 2,3

Der Anreger

Sie finden kaum einen Spendenbrief, dem nicht noch etwas Kleines, Interessantes beigelegt ist. In Massensendungen sind dies oft der Einfachheit halber Adressaufkleber oder ähnliches. Sie können dabei natürlich viel kreativer sein. Auf jeden Fall sollte der Anreger für den Adressaten ansprechend sein, Lust machen, ihn aufzubewahren, zu benutzen und ideal ist auch noch ein direkter Bezug zum Projekt oder zur Einrichtung. Einschränkungen ergeben sich durch Größe, Gewicht und Aufwand der Produktion.

Praxisbeispiel

Der Überweisungsträger

Ideal sind Überweisungsträger, die sowohl einen Eindruck im Feld Verwendungszweck mit dem Titel Ihres Projektes haben als auch bereits personalisiert sind. Dazu gibt es geeignete Software-Programme. Auch Banken bieten diesen Service an.

Wenn Sie Ihre Adressen in einer Datenbank führen, dann hat jeder Spender eine Identifikationsnummer. Wenn diese auch noch auf dem Überweisungsträger zu finden ist, dann ist es optimal. Diese genaue Kennzeichnung hat nämlich folgende Vorteile: Die Bezeichnung des Spendenzweckes schließt Irrtümer aus, dass beispielsweise Überweisungen zu ganz anderen Zwecken in die Spendenliste mit hineinrutschen und so das Ergebnis des Spendenbriefes verfälschen, falsche Spendenbescheinigungen ausgestellt werden usw. Name und Identifikationsnummer sind deshalb unerlässlich, weil es bei der Bedankung nicht immer leicht fällt, den Spender zu identifizieren. Vor allem bei häufigen Namen kann man nicht wissen, ob nun Susanne Müller, Fritz Müller oder Heinrich Müller gespendet hat. Dies hat langwierige und oft peinliche Nachtelefonierereien zur Folge, damit die Spendenbescheinigung nicht etwa beim falschen Müller ankommt und der wahre Spender leer ausgeht.

Der Umschlag

Der Umschlag sollte Neugierde wecken und Lust machen, ihn zu öffnen. Eine kleine Aufforderung, eine Vorteilsbekundung, etwas Anregendes sollte er neben den üblichen Feldern also enthalten. Natürlich ist das eine Kostenfrage. Auf jeden Fall sollte er so wirken, als wäre er einzig für den einen Adressaten erstellt, der ihn öffnet.

Praxisbeispiel

Weitere Informationen zum Mailing finden Sie unter

Einführung

Konzeption

Zielgruppen

Adressen

Produktion

Dank

Auswertung

 

© 2006-2016 Landeszentrale für Umweltaufklärung Rheinland-Pfalz