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Umdenken - Landeszentrale für Umweltaufklärung Rheinland-Pfalz

Sponsoringverhandlungen

Erster Telefonkontakt

Die meisten Sponsoringgespräche beginnen mit einem Telefonat. Von großer Bedeutung ist ein sicheres und freundliches Auftreten am Telefon. So sollten Sie für ein Telefonat dieser Art sicherstellen, dass keinen Störungen von außen kommen können. Auch ist es wichtig, zuvor selbst die richtige innere Haltung zu dem Gespräch zu finden. Wenn Sie selbst verzagt und unsicher sind, dann kommt das bei Ihrem Gesprächspartner auch so an.

Um sich davor zu schützen, am Telefon nicht so lang um den heißen Brei herumzureden, nicht zu Stocken oder die wichtigsten Argumente zu vergessen, empfiehlt es sich, schriftlich eine Gesprächsablaufskizze zu erstellen. Diese müssen Sie nicht sklavisch einhalten, aber sie dient als Geländer, um sich vom Gesprächspartner nicht so leicht aus der Bahn werfen zu lassen.

Entscheidend ist es, den richtigen Ansprechpartner ans Telefon zu bekommen. Es kommt ganz darauf an, wo die Verantwortlichen für Sponsoring in einem Betrieb angesiedelt sind. Das kann in den Bereichen Marketing und Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit oder auch Finanzen sein. Entweder man recherchiert im Internet oder lässt sich von der Zentrale an die richtige Person verweisen.

Zusenden von Informationen

Ist der telefonische Erstkontakt erfolgreich gelaufen, dann hat Sie das angefragte Unternehmen um das Zusenden näherer Informationen über Ihre Anfrage gebeten. Bei Unternehmen in Ihrer unmittelbaren Nähe kann natürlich auch eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch das Ergebnis eines gelungenen Erstkontakts sein.

Möglichst zeitnah, am besten noch am selben Tag, gilt es eine Briefsendung fertig zu stellen, die folgenden Inhalt hat: ein kurzes Anschreiben mit Bezugnahme auf das Telefonat, die Sponsoringskizze, wenn vorhanden ein Flyer über Ihre Einrichtung oder über das konkrete Projekt und die aktuellsten Presseartikel über das Projekt, um einerseits das Projekt von neutraler Seite beleuchtet zu haben und andererseits als Beweis für die öffentliche Aufmerksamkeit, die Ihrem Vorhaben entgegengebracht wird.

Es ist wichtig, dass der Inhalt der Zusendung überschaubar bleibt. Nichts ist unangenehmer für den Entscheidungsträger, als sich durch eine Unmenge von Papier durchwühlen zu müssen, bis man endlich - wenn überhaupt - die entscheidenden Informationen findet. Solche Pakete landen oft ohne Umweg im Papierkorb. Versetzen Sie sich daher in Ihren Gesprächspartner. Er möchte sich nicht sehr lange mit Ihrer Angelegenheit befassen und schnell und ohne Umschweife erfassen können, ob Ihr Angebot für sein Unternehmen interessant ist oder nicht.

Verhandlungen

Sie sollten den Versandwegen und auch den firmeninternen Kommunikationswegen genügend Zeit einräumen, bevor Sie telefonisch nachhaken. In der Regel beträgt dieser Zeitraum drei bis sieben Tage. Mehr Zeit sollte allerdings auch nicht verstreichen, sonst sind Ihre Unterlagen bereits unter großen Aktenbergen vergraben und schon in Vergessenheit geraten.

Erhalten Sie beim telefonischen Nachkontakt keine Absage, dann beginnen die Verhandlungen um Höhe und Art der Unterstützung und die Art der Gegenleistungen Ihrerseits. Diese Verhandlungen können sich auch über mehrere Telefonate hinziehen. Wichtig ist, dass Sie nicht den Hörer auflegen, ohne sich mit Ihrem Gesprächspartner klar über das weitere Vorgehen verabredet zu haben. Klare Absprachen sind unablässig.

Dazu können Sie den Unternehmen auch das Erstellen eines Sponsoringvertrages anbieten, das alle Vereinbarungen vertraglich regelt. Einige Unternehmen bestehen darauf. Ab einer Summe von über 10.000 Euro ist der Vertrag unerlässlich, damit beide Seiten rechtlich abgesichert sind.

Einhalten der Vereinbarungen und Dank

Nachdem die Unterstützung zugesagt wurde, lehnen sich viele zurück und kümmern sich nicht mehr weiter um das sponsorende Unternehmen. Das ist ein Fehler. Ein Dankschreiben mit Berichten über die Aktionen, Plakaten mit den Logos der Sponsoren, Bilder u.ä. sollten relativ zeitnah folgen. Noch besser ist natürlich bei regionalen Firmen eine Einladung zur Einweihung, Eröffnung oder ähnlichen Aktivitäten. Dadurch wird das Unternehmen in seinem Entschluss bestätigt, dass es eine richtige Entscheidung war, Sie zu unterstützen.

Diese Beziehungspflege gehört jedoch nicht nur zum guten Stil von Gesponsorten, sondern ein Netz von Unternehmen, die gute Erfahrungen mit Ihnen gemacht haben, ist ein wertvoller Bonus für jedes weitere Projekt Ihrerseits, das auf die Unterstützung Dritter angewiesen ist.

Weitere Informationen über Sponsoring finden Sie unter

Einführung

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Sponsoringgespräch

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